Så skickar du stora filer utan att mejlet studsar
Var de faktiska gränserna går hos Gmail, Outlook och svenska myndigheter, och hur du får ner filen under dem i stället för att leta efter en molntjänst.
Publicerad
“Meddelandet kunde inte levereras, bilagan är för stor.” Det är fortfarande ett av de vanligare hindren i vardagen, trots att vi har gigabitfiber och obegränsade molntjänster.
Var gränserna faktiskt går
| Tjänst | Gräns per meddelande |
|---|---|
| Gmail | 25 MB |
| Outlook och Hotmail | 20 MB |
| iCloud Mail | 20 MB |
| Typisk företagsserver | 10–25 MB |
| Svenska myndighetsformulär | Ofta 5 eller 10 MB per fil |
Men här är det som de flesta missar: bilagor blir större under överföringen. Mejlprotokollet kan bara hantera text, så filen kodas om med något som heter base64, vilket lägger på ungefär 33 procent.
En bilaga på 20 MB väger alltså runt 27 MB när servern räknar. Det är därför mejl studsar trots att filen såg ut att rymmas. Sikta på högst tre fjärdedelar av den angivna gränsen.
Åtgärder efter filtyp
Video
Video är nästan alltid boven. En minut i 4K från en telefon kan vara 300 MB.
Två saker ger effekt, i den här ordningen:
- Klipp bort det som inte behövs. Ofta är det trettio sekunder ur fem minuter som är poängen. Trimma video kopierar klippet utan omkodning, så det går på sekunder och kvaliteten är oförändrad.
- Sänk upplösningen. Att gå från 4K till 1080p minskar filen dramatiskt, och på en telefonskärm ser mottagaren ändå ingen skillnad. Komprimera video gör båda i ett steg.
Bilder
En handfull telefonbilder blir lätt 30 MB tillsammans. Komprimering vid kvalitetsnivå 75 tar bort 70–90 procent utan synlig skillnad. Ska bilderna bara tittas på och inte tryckas kan du dessutom skala ner dem till 1600 pixlar.
Se Komprimera bild.
Är dokumentet inskannat ligger vikten i sidbilderna. Det snabbaste svaret är oftast att bara skicka de sidor som faktiskt behövs, vilket inte kostar någon kvalitet alls. Se Dela PDF, och den längre genomgången i guiden om att få ner en PDF under storleksgränsen.
Ljud
En timmes inspelning som WAV är runt 600 MB. Samma inspelning som MP3 på 128 kbit/s är cirka 55 MB, och för tal hörs ingen skillnad. Se MP4 till MP3, som också tar emot rena ljudfiler.
Vad som inte fungerar
Att zippa. Bilder, video, ljud och PDF är redan komprimerade format. En zip av dem sparar någon enstaka procent. Zip är bra för att hålla ihop många filer i en, inte för att göra dem mindre.
Att byta filändelse. Behöver knappast sägas, men det förekommer. Innehållet är detsamma.
Att skicka i flera mejl. Fungerar för separata filer, men en enskild fil kan inte delas mellan meddelanden på ett sätt som mottagaren kan sätta ihop igen.
När filen ändå är för stor
Då är en delningslänk rätt svar. De flesta molntjänster erbjuder det, och Gmail föreslår det automatiskt över 25 MB.
Tänk dock på vad filen innehåller. Ett löneunderlag eller ett sjukintyg som läggs i en molntjänst ligger kvar där tills du aktivt tar bort det, och delningslänkar har en tendens att överleva längre än man tänkt sig. För sådant är det värt de extra minuterna att komprimera i stället.
Vanliga frågor
- Varför studsar mejlet fast filen är under gränsen?
- Bilagor kodas om till text när de skickas, vilket gör dem ungefär 33 procent större under överföringen. En bilaga på 20 MB väger alltså cirka 27 MB för mejlservern. Räkna med marginal och håll dig under tre fjärdedelar av den angivna gränsen.
- Hjälper det att zippa filen?
- Sällan. Bilder, video och PDF är redan komprimerade, så en zip minskar dem med någon enstaka procent. Zip är bra för att hålla ihop många filer, inte för att göra dem mindre.
- Vad är gränsen hos svenska myndigheter?
- Det varierar och står nästan alltid i formuläret. Vanliga tak ligger på 5 eller 10 MB per fil. Många tillåter flera bilagor, vilket gör att uppdelning ofta är enklaste lösningen.