Så får du ner en PDF under storleksgränsen
Formuläret säger max 5 MB och din PDF är 18. Här är vad som faktiskt gör filen stor, och vilka åtgärder som ger mest effekt i vilken ordning.
Publicerad
Du ska skicka in en ansökan. Formuläret säger max 5 MB. Din PDF är 18 MB. Att bara “komprimera hårdare” är sällan rätt svar, eftersom det beror helt på varför filen är stor.
Först: ta reda på vad som väger
Det finns i praktiken tre sorters stora PDF-filer, och de kräver helt olika åtgärder.
Den inskannade. Varje sida är ett fotografi. Du märker det på att du inte kan markera texten med muspekaren. Det här är den överlägset vanligaste orsaken till en oväntat stor PDF.
Den bildtunga. Ett riktigt dokument med text, men med foton eller skärmdumpar inlagda i full kameraupplösning.
Den långa. Hundratals sidor ren text. Ovanligt att den blir problematiskt stor, men det händer med rapporter och årsredovisningar.
Åtgärder i effektordning
1. Skicka bara de sidor som behövs
Detta är den mest underskattade åtgärden. Ska du bevisa en enskild utgift behöver mottagaren inte hela kontoutdraget för året. Att plocka ut tre sidor ur ett dokument på sextio tar bort 95 procent av storleken utan någon kvalitetsförlust alls, eftersom sidorna kopieras oförändrade.
Det gör du med Dela PDF. Skriv in 4-6 så får du en fil
med just de sidorna.
2. Skanna om med rätt inställning
Om du har tillgång till originalet: skanna om i 200 dpi i stället för 600, och välj gråskala i stället för färg om dokumentet är svartvitt. Det ensamt kan minska filen med 80–90 procent, och texten blir inte märkbart sämre.
Många skannrar och skannerappar har också ett läge som heter “dokument” eller “text” till skillnad från “foto”. Använd det.
3. Fotografera i stället för att skanna, men komprimera först
Fotograferar du dokument med telefonen blir varje sida en bild på flera megabyte. Komprimera bilderna innan du gör PDF:en av dem, inte efter. Kvalitetsnivå 75 räcker gott för ett dokument och tar bort merparten av storleken.
Ordningen är: Komprimera bild, sedan JPG till PDF. Gör du tvärtom är bilderna redan inbäddade och betydligt svårare att komma åt.
4. Dela upp i flera bilagor
Kontrollera vad mottagaren faktiskt tillåter. Väldigt många formulär har en gräns per fil men accepterar flera bilagor. Då är uppdelning både enklast och helt utan kvalitetsförlust.
Om komprimering av färdiga PDF-filer
Här måste vi vara ärliga, för många tjänster är det inte.
En PDF som redan innehåller riktig text kan inte komprimeras särskilt mycket utan att något offras. Det som verktyg kallar “komprimera PDF” innebär nästan alltid att varje sida renderas om till en bild och läggs in på nytt. Filen blir mindre, men texten går inte längre att markera, söka i eller kopiera, och en handläggare som ska leta efter ett belopp får inte längre göra det med Ctrl+F.
Det kan vara rätt avvägning när filen absolut måste under en gräns. Men det är ett byte, inte en gratis vinst, och du bör känna till det innan du gör det.
Därför har Komprimera PDF två lägen i stället för en enda knapp. Smart kodar om bilderna inuti dokumentet och lämnar texten orörd, vilket räcker långt på allt som kommer från en skanner eller en mobilkamera. Kraftig gör det som beskrivs ovan, och säger rakt ut vad du förlorar innan du väljer det.
Sammanfattat
| Problem | Bästa åtgärd |
|---|---|
| Inskannat dokument, för stort | Skanna om i 200 dpi gråskala |
| Behöver bara några sidor | Dela ut sidorna, vilket inte kostar någon kvalitet |
| Fotograferade sidor | Komprimera bilderna, gör sedan PDF |
| Riktig PDF med stora bilder | Komprimera PDF i smart läge, som behåller texten |
| Gränsen gäller per fil | Dela upp i flera bilagor |
Vanliga frågor
- Varför är min inskannade PDF så mycket större än originalet?
- En skanner sparar varje sida som ett fotografi, ofta i 300 dpi och utan effektiv komprimering. Tio sidor text som skulle tagit 100 kB som riktig PDF kan bli 20 MB som skanning. Det är också därför texten inte går att markera.
- Kan jag komprimera en PDF utan att förlora textkvalitet?
- Ja, om filen är stor på grund av inbäddade bilder. Smart läge i Komprimera PDF kodar om bilderna och lämnar texten helt orörd, så den förblir sökbar. Är dokumentet däremot stort av andra skäl krävs att sidorna görs om till bilder, och då försvinner den markerbara texten.
- Är det okej att dela upp en ansökan i flera filer?
- Kontrollera alltid vad mottagaren säger. Många myndighetsformulär accepterar flera bilagor men har en gräns per fil. Då är uppdelning både tillåtet och det enklaste svaret.